Checklist Projectplan.

We hebben een checklist gemaakt met alle belangrijke onderdelen voor een projectplan op een rij. Want als je op zoek bent naar een startbudget, moet je wel een goed projectplan hebben. Bekijk de checklist hieronder en ontdek welke onderdelen voor jouw projectplan relevant zijn. Naast beschrijvingen vind je hier ook handige downloads en links naar andere websites.

Onderdelen Checklist Projectplan CityLab010

Beschrijf je initiatief

Maak in je projectplan een omschrijving van het initiatief waarvoor je een startbudget aanvraagt. Beschrijf hierin duidelijk wat je maatschappelijke bijdrage is aan de categorieën van CityLab010 en het innovatief is volgens het CityLab010 innovatiemodel. We hebben een hiervoor aantal handige stappen op een rij gezet.

Met dit onderdeel ga je in verder in op het initiatief waarbij met name de doelstelling en impact centraal komt te staan. Om je helpen hebben wij onder andere een impactscan ontwikkeld en kunnen we je helpen met het SMART maken van je doelstellingen. Kijk hier voor alle hulpmiddelen.

Een initiatief is succesvol wanneer het voldoet aan een behoefte die er bij een specifieke doelgroep of in een bepaalde omgeving is. Het is daarom belangrijk om duidelijk te beschrijven hoe de omgeving eruit ziet, wie jouw doelgroep is, wat de behoeften zijn en hoe je hieraan gaat voldoen. Dit zijn de hulpmiddelen.

Met jouw initiatief ga je activiteiten organiseren om je initiatief uit te voeren en de resultaten te behalen.  Denk daarom goed na over wat je wilt organiseren en wees concreet over je activiteiten. De activiteiten kun je kort en krachtig formuleren, maar ook uitgebreider. Volg dit stappenplan om concrete activiteiten te beschrijven.

In het projectplan dient ook een planning en organisatiestructuur van het initiatief terug te komen. We hebben een aantal hulpmiddelen op een rij gezet om te te helpen.

Het projectplan dient een gespecificeerde begroting te bevatten, die inzicht geeft in de geraamde inkomsten en uitgaven voor jouw initiatief. Ook is een onderbouwing van jouw eigen bijdrage nodig. Welke financiële waarde vertegenwoordigt jouw eigen bijdrage in tijd, kennis en middelen bij uitvoering van het initiatief? Dit geldt natuurlijk ook voor de tijd, kennis of middelen/geld die partners in het initiatief investeren. Hier kan je meer informatie vinden over het opstellen van een begroting.

Voordat je het initiatief gaat uitvoeren, is het belangrijk om na te denken over de wijze waarop je de doelgroep gaat bereiken. De behoeften van de doelgroep staan centraal binnen het promotieplan. Wat is de boodschap waarmee je de doelgroep gaat bereiken? Op welke manier kan de communicatie het beste worden vormgegeven? En via welke kanalen bereik je jouw doelgroep? Kijk hier voor tips en hulpmiddelen.

Als je na het startbudget verder wilt gaan met je initiatief, is het belangrijk om ideeën te hebben over de periode na het startbudget. Kan jouw initiatief zich eventueel uitbreiden? Of zijn er bepaalde onderdelen binnen jouw initiatief die opgeschaald kunnen worden? Indien je bezig bent met de toekomst is het belangrijk om dergelijke zaken in kaart te brengen en te inventariseren wie of wat er nodig is. De Rabobank heeft onder andere tien handige stappen om een ondernemingsplan te maken. Deze stappen en de andere  hulpmiddelen zijn hier te vinden.

Het kan natuurlijk dat je samenwerkingspartners hebt om jouw initiatief uit te voeren. Partners kunnen helpen om ideeën concreet vorm te geven, helpen bij de uitvoering of die ondersteunend zijn in de communicatie en marketing. Het is belangrijk om de juiste partners te vinden en dezelfde belangen na te streven. Gebruik het stappenplan om je hierbij te helpen.

Een van de laatste mogelijke stappen van jouw projectplan richt zich op de monitoring en evaluatie van jouw initiatief. Door vooraf te bepalen hoe je het initiatief gaat monitoren en evalueren geef je inzicht in het proces. Hierdoor bepaal je succesfactoren en verbeterpunten, die je in de toekomst weer kan inzetten.

Het is handig als jouw projectplan ook een samenvatting bevat. Een goede managementsamenvatting geeft de lezer een idee waar jouw projectplan over gaat. Het licht de belangrijkste doelstellingen, activiteiten en beoogde resultaten uit. Zo kan de lezer snel zien waar jouw plan over gaat en hoe je dit wilt aanpakken.